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DPCI implementiert vjoon K4 für The Florida Bar

Als Vereinigung aller Rechtsanwälte im Bundesstaat Florida veröffentlicht The Florida Bar zwei Publikationen, die Florida Bar News und das Florida Bar Journal. Die zweimal im Monat veröffentlichten Florida Bar News sind das wichtigste Medium mit dem der Verband seinen Mitgliedern aktuelle Informationen vermittelt. Thematisiert werden beispielsweise Entwicklungen im eigenen Verband, bei anderen juristischen Organisationen und aktuelle Rechtsfragen. Mit zehn Ausgaben pro Jahr ist das Florida Bar Journal die erste Adresse für wissenschaftliche Artikel zu Rechtsfragen in Florida. Die Artikel werden von der Redaktion in einem Peer-Review-Verfahren ausgewählt und die Publikation wird an alle aktiven Mitglieder und Abonnenten verschickt. 

Die Herausforderung

Die Mitarbeiter beider Publikationen verwendeten bisher einen sehr aufwendigen Prozess, um Inhalte für eine veraltete IBM Notes-Plattform umzuwandeln und diese für die Veröffentlichung im Web verfügbar zu machen. Deshalb hat sich The Florida Bar dazu entschieden, unser lokales Partnerunternehmen DPCI damit zu beauftragen, die aktuellen Workflows zu analysieren, zu verbessern, moderne Technologien zu empfehlen und letztlich auch die Kosten zu senken.

Die Implementierungsphase

Um Redakteuren, Layoutern und Produktionern eine effektivere Zusammenarbeit zu ermöglichen, empfahl DPCI die Implementierung von vjoon K4. Mit der Publishing-Plattform, die tief mit der Adobe Creative Cloud integriert ist, können Redakteure und Layouter parallel arbeiten und alle redaktionellen Inhalte zudem schnell und komfortabel auch im Web veröffentlichen.

DPCI Gründer Joe Bachana und sein Team trafen sich mit Produktions- und Redaktionsteams, um spezielle Anforderungen für die Implementierung von vjoon K4 zu erfassen. Außerdem identifizierten sie Hindernisse im aktuellen Publishing-Workflow und unterbreiteten Vorschläge, wie man den Prozess mit einem statusbasierten K4-Workflow verbessern kann. Der Schwerpunkt lag aber auf der Gestaltung eines Workflows, der es der Redaktion ermöglicht, nicht nur Inhalte zu erstellen und durch Print-Workflows zu führen, sondern mit derselben Lösung auch Inhalte im Web zu veröffentlichen.

Anschließend installierte DPCI vjoon K4 bei The Florida Bar in der Cloud auf MS Azure. In Zusammenarbeit mit Scott Dunn von Flux Consulting, einem weiteren lokalen vjoon Integrationspartner, automatisierte DPCI den XML-Export von InCopy-Dateien aus dem System heraus.

Um einen reibungslosen Rollout zu gewährleisten, führte DPCI die K4-Systemadministration und Endnutzer-Schulung vor Ort durch. Darüber hinaus boten sie für die ersten beiden Ausgaben der beiden Publikationen eine Fernwartung an, um schnelles Eingreifen garantieren zu können.

Das Ergebnis

vjoon K4 bietet den Mitarbeitern eine Standardplattform, um Inhalte für die Florida Bar News und das Florida Bar Journal in Print und Web zu erstellen und zu kuratieren. Außerdem wird der Export von Inhalten für die Veröffentlichung auf den WordPress-Websites fehlerfrei und schneller durchgeführt. IBM Notes wird als Zwischenplattform nicht mehr benötigt. Lesen Sie auch den vollständigen Bericht bei DPCI.