Mein Onboarding-Prozess während der Corona-Krise

Es ist soweit, eine neue Kollegin/ein neuer Kollege verstärkt das Team und soll nun möglichst schnell und effizient im Unternehmen ankommen und durchstarten. Anleitungen und Ratgeber zu einem effektiven und nachhaltigen Onboarding-Prozess lassen sich zahlreich auf einschlägigen Plattformen und Blogs finden. Diese beinhalten meist die Schlagwörter Kommunikation, Organisation und Integration und setzen eine gute Planung für mehrere Phasen voraus: 1. Bestätigung, 2. Begrüßung, 3. Einarbeitung und 4. Mitarbeiterbindung. Doch was passiert, wenn eine Pandemie plötzlich den Arbeitsalltag und damit auch den geplanten Onboarding-Prozess auf den Kopf stellt? Ich selbst habe dieses Szenario nun als neue Mitarbeiterin in der vjoon Marketing-Abteilung miterlebt und werde hier von meinen ersten Erfahrungen berichten.

Vor dem Start – Die Bestätigungsphase

Jeder von uns hat es vielleicht schon einmal erlebt: Der erste Arbeitstag bei einem neuen Unternehmen steht bevor und die Aufregung steigt mit dem heranrückenden Starttag. Wie sind wohl die Kollegen? Bin ich der Aufgabe gewachsen? Habe ich mich richtig entschieden? Normalerweise können diese potentielle Fragen neuer Mitarbeiter durch Vorabinformationen zur Firma und zur Position, einer einfachen Willkommens-E-Mail oder auch durch Einladungen zu anstehenden Firmen- oder Mitarbeiterevents schon vor Arbeitsbeginn beantwortet werden. Dies stimmt positiv und nachhaltig auf das Unternehmen ein.

Bei mir kamen aufgrund der Corona-Krise auf einmal neue Fragen hinzu: Habe ich überhaupt einen Job? Wenn ja, wann, wie und wo wird er beginnen? Ich habe zwei Wochen vor Arbeitsbeginn eine E-Mail mit Antworten von vjoon bekommen, die mich erst mal beruhigten. Ob ich gesund sei, wurde ich gefragt. Die Vorbereitungen liefen nach Plan und es würde an einem alternativen Konzept für meine ersten Tage bei vjoon gearbeitet, das habe ich auch erfahren. Und die wichtigste Nachricht: Man freue sich auf mich und meinen Start in der Firma.

Erst einmal durchatmen. Einige Tage vor meinem Start bekam ich eine weitere E-Mail mit einem ausgearbeiteten Einarbeitungsplan. Es wurden 2-3 Tage im Büro eingeplant. Alles weitere sollte aus dem Home-Office erfolgen, da der überwiegende Teil der Firma, und eben auch meine Abteilung, aus dem Home-Office arbeite.

Diese Informationen klingen zwar einfach und selbstverständlich, sie waren für mich und meinen Start aber sehr beruhigend und notwendig. Wichtige Fragen wurden geklärt und ein erstes, sehr positives Verhältnis gefördert.

Der erste Tag – Die Begrüßungsphase

Dann war er plötzlich da, der erste Arbeitstag bei vjoon. Üblicherweise beinhaltet dieser Tag ein Kennenlernen der Kollegen und Büroräume, das Einrichten am Arbeitsplatz, die Bereitstellung des nötigen Equipments sowie erste Gespräche mit dem/der entsprechenden Vorgesetzten und dem Team.

In der momentanen Situation lief alles anders. Ich wurde von meinem Abteilungsleiter im nahezu menschenleeren Bürogebäude empfangen und zu meinem neuen Arbeitsplatz geleitet, wo ich mit einem kleinen Willkommensgeschenk überrascht wurde. Meine ersten Notizen des Tages konnte ich gleich im gebrandeten Notizbuch erfassen und meinen Tee aus dem vjoon-Becher genießen. Die Rundtour durch das Gebäude hatte dann doch etwas gespenstisches an sich. Anstatt jedem Kollegen einzeln die Hand schütteln zu dürfen oder zumindest mit einem nervösen „Hallo, ich bin die Neue“ zu begrüßen, lernte ich so nur fünf meiner neuen Kollegen kennen. Diese verteilten sich über das ganze Gebäude und kamen aus unterschiedlichsten Abteilungen.

Aber immerhin – ein paar Namen konnte ich mir dann schon merken. Ich bekam außerdem ein persönliches MacBook gestellt, komplett ausgestattet und für mich eingerichtet. Was danach folgte, waren zwei Tage Frontaleinarbeitung – die Ohren glühten am Ende des Tages und das Gehirn durfte einiges verarbeiten. Es musste schließlich ein Großteil der ersten Einweisung in das Unternehmen, die Produkte und die Arbeitsumgebung innerhalb weniger Stunden vollzogen werden.

Im Normalfall findet diese fachliche Frontaleinführung nur bedingt statt. Nach den ersten Tagen der Eingewöhnung wird sie über mehrere Tage verteilt, um neue Mitarbeiter nicht sofort mit zu vielen Informationen zu überladen. In unserem Fall konnten wir schon einige Punkte auf dem Onboarding-Plan abhaken, welche ich in der nächsten Zeit weiterhin selbstständig und mit Hilfe des Teams weiter verinnerlichen werde. Die Tage im Home-Office habe ich vor allem dazu genutzt, Gelerntes zu vertiefen, zu verstehen und Fragen zu stellen. Natürlich ist diese Art der Einweisung nicht so ideal wie im Normalfall geplant, aber wir haben das Beste daraus gemacht.

Die ersten Wochen und Monate – Die Phase der Einarbeitung

Die fachliche Einführung und die (nicht zu vergessen!) soziale Integration ins Team bilden die dritte Phase des Onboardings. Bestenfalls mit Hilfe eines Einarbeitungsplans werden in dieser Phase die Grundsteine einer langfristigen und produktiven Zusammenarbeit gelegt. In den ersten Wochen habe ich viel gelesen und mich in diverse, für die Firma relevante Marketingtools eingearbeitet. Dem Einarbeitungsplan folgend hatte ich außerdem (Online-)Termine mit allen Abteilungsleitern, der Personalabteilung und den Geschäftsführern, die mir alle zu einem tieferen Einblick in die Firma, die einzelnen Abteilungen und ihre Prozesse sowie die Produkte verholfen haben.

Neben dem besseren Verständnis der Abläufe, hatten diese Gespräche einen weiteren positiven Effekt: Endlich neue Kollegen kennenlernen! Das hat mir persönlich sehr geholfen – Ansprechpartner zumindest per Video zu sehen und damit die Anfangsnervosität zu verlieren. Sonst wäre die Isolation im Home-Office gleich zu Beginn des neuen Jobs doch schwieriger zu ertragen gewesen. Zusätzlich führen wir in der Marketingabteilung täglich einen morgendlichen Skype-Call durch. Diesen nutzen wir, um uns abzustimmen, aber auch einfach um sozialen Kontakt zu halten und auf dem Laufenden zu bleiben. Der normale Small-Talk im Büro ist einfach nicht zu ersetzen. Dadurch schaffe ich es immerhin, die direkten Kollegen ein bisschen besser kennen zu lernen. Diesen Small-Talk scheine aber nicht nur ich, sondern auch die anderen Kollegen zu vermissen. Deshalb gibt es jetzt auch jede Woche eine gemeinsame virtuelle Mittagspause.

So habe ich das Gefühl, langsam aber sicher Fuß zu fassen und freue mich auf die Zeit, wenn es im Büro weitergeht und ich den richtigen Firmenalltag kennenlernen kann. Und bis dahin bin ich einfach froh, bei all dieser Unsicherheit einen Job zu haben und das Privileg des Home-Offices nutzen zu dürfen. Ganz schlecht ist auch das nicht. Ich habe Zeit und die Ruhe, mich intensiv in Themen einzuarbeiten und erste kleine Aufgaben zu verfolgen, ohne vom Tagesgeschäft und den neuen Eindrücken abgelenkt zu werden.

Und wie geht es jetzt weiter?

Die Phase der Einarbeitung wird noch ein paar Monate bestehen, bevor wir dann in die Phase der Mitarbeiterbindung übergehen werden. Dieser Übergang erfolgt durch regelmäßige Feedback-Gespräche im Laufe der Probezeit und an deren Ende, um Wünsche, Anregungen und etwaige Probleme gezielt ansprechen zu können.

Grundsätzlich hat die Corona-Krise die Art des Onboardings für uns alle stark verändert. Wir mussten auf digitale Kommunikationswege ausweichen und eine schnelle Integration ins Team ist schwerer zu erreichen. Die Wege sind länger und es bedarf einer sehr aktiven Kommunikation, um das Tagesgeschäft am Laufen zu halten und mich gleichzeitig in allen Bereichen mit abzuholen. Mit guter Teamarbeit und viel Einsatz haben wir die ersten Phasen bisher dennoch erfolgreich gemeistert. Ich freue mich auf die gemeinsame Zusammenarbeit bei vjoon!