Managen mit K4
Volle Kontrolle
Ein professionelles Publishing-System muss einfach zu verwalten und zu konfigurieren sein. Und genau das bietet vjoon K4. Es bietet IT-Managern und CvDs Funktionen für eine effiziente Produktionsüberwachung, detaillierte Konfiguration und spezialisierte Systemverwaltung. Kurz gesagt, mit K4 können Sie:
- Ihre gesamte Produktion überwachen
- Smarte Workflows konfigurieren
- Mit Leichtigkeit managen
Leichtes System- und Workflow -Management
Mit vjoon K4 können Sie Ihre redaktionellen Workflows aus der physischen Welt in eine virtuelle Welt übertragen, wodurch K4 zum „digitalen Zwilling” Ihrer Content Supply Chain wird. Dies umfasst alle Benutzer, Gruppen, Marken, Publikationen, Ausgaben, Inhalte, Rechte, Lizenzen, verbundenen Systeme und Datenbanken bis hin zu Ihren Workflows. Auf diese Weise können IT- und Projektmanager alle Prozesse in Echtzeit im Blick behalten und sofort eingreifen, wenn etwas ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Produktionsüberwachung
Überwachen Sie den Workflow-Status für jedes Layout, um festzustellen, ob der Fortschritt ins Stocken geraten ist oder ob alles noch im Zeitplan liegt.
- Verwenden Sie eine passwortgeschützte Web-Oberfläche, um alle Layouts und Artikel mit ihrem jeweiligen Workflow-Status in Echtzeit anzuzeigen.
- Was ist fertig, welche Inhalte werden gerade bearbeitet und wo könnte es Probleme mit der Deadline geben? Kein Problem in K4: Nach Ihren Bedürfnissen definierte Farbcodes zeigen Ihnen sofort den Produktionsfortschritt jedes Layouts und Artikels.
- Öffnen Sie Layouts und Artikel direkt aus der Übersicht, um damit verbundene Aufgaben zu erledigen oder bei Bedarf einzugreifen.
- Teilen Sie Ideen und Anmerkungen mit Ihrem Team mithilfe von Haftnotizen auf dem Layout.
- Nutzen Sie Kosten-Tags und berechnen Sie den Preis von Artikeln und Bildern für jede Layout-Seite.
- Durchsuchen Sie die gesamte Produktionsdatenbank mit konfigurierbaren Abfragen, um Ausgaben, Layouts, Artikel und vieles mehr zu finden.
- Wählen Sie zwischen verschiedenen Ansichten und blättern Sie durch die Seiten Ihrer Layouts.
Workflows konfigurieren
Beschleunigen Sie die Erstellung von Content weltweit mit vordefinierten Workflows, die Ihr Team sicher durch die Content-Lieferkette führen.
- Definieren Sie mühelos Workflows für Ihre Multi-Channel-Teams. Mit der intuitiven Benutzeroberfläche können Sie Prozesse für Print- und Digitalmedien einrichten und grafisch visualisieren.
- Sie können Workflows für jede Art von Content und Ausgabekanal einrichten und zu einem Set zusammenfassen. So haben Sie maximale Freiheit, neben dem aktiven Produktionsset zusätzliche Workflow-Sets für Tests oder alternative Szenarien zu konfigurieren. Und das Beste daran ist, dass Sie jederzeit auswählen können, welches Set aktiv ist.
- In K4 können Sie zwischen zwei Workflow-Modellen wählen. Mit dem klassischen Status-Workflow können Sie einfache lineare Prozesse abbilden, wie Sie sie beispielsweise aus Web-CMS kennen. Mit dem Aufgaben-Workflow können Sie zusätzlich parallele Aufgaben, Abhängigkeiten, Rücksprünge und Notfallbenachrichtigungen einrichten. Er eignet sich eher für komplexe Prozesse und Projekte.
Mit Leichtigkeit managen
Mit der web-basierten Administration verwalten autorisierte Benutzer alle Publikationseinstellungen sowie die zugehörigen Server.
- Verwalten Sie Ihre Publikationen und richten Sie Ausgaben, Projekte, Abteilungen oder Bereiche ein. Legen Sie fest, wie viele Sprachvarianten Sie produzieren möchten und welche Metadaten Sie für Ihre Publikationen benötigen.
- Erstellen Sie Benutzer, vergeben Sie Passwörter, weisen Sie Gruppen- und Kategoriezugehörigkeiten zu und definieren Sie optional Einstellungen für Verzeichnisdienste.
- Legen Sie detaillierte Einstellungen für Ihre Server, Subsysteme und die agile Datenverwaltung fest. Beispielsweise Datenbankschemata und Lizenzen (K4 Server), DAM- und InDesign Server-Verbindungen (Subsysteme) oder die Einstellungen für die Datenmigration für Backup und Recovery sowie Einstellungen für die Nutzung von Amazon S3 mit vjoon Storage Engine.
- Konfigurieren Sie die Integration mit Drittsystemen und profitieren Sie von gepflegten Modulen wie WordPress, professioneller PDF-Ausgabe und Seitenplanung, um nur einige zu nennen.
Präziser Überblick über den Produktionsstatus
Dank weltweiter Verfügbarkeit über einen sicheren Browserzugang ist die Publikationsübersicht das ideale Werkzeug für Manager, Projektmanager und Produktionsleiter oder CvDs. Und natürlich kann auch Ihr gesamtes Team den Produktionsfortschritt aller Layouts und Artikel im Blick behalten. K4 liefert transparente Informationen in Echtzeit und dank individuell definierter Farbcodes erkennen Manager sofort, wo Engpässe auftreten könnten, wo etwas hinter dem Zeitplan zurückliegt, wo Deadlines gefährdet sind – und können so schnell eingreifen.
Mit konfigurierbaren Abfragen können sie ganz einfach nach beliebigen Themen, Layouts oder Artikeln suchen. Dank der hohen Auflösung lassen sich in den verschiedenen Ansichtsmodi bei Bedarf auch kleinste Details genau unter die Lupe nehmen, während der Page-Flip-Modus einen brillanten visuellen Eindruck Ihrer gesamten Publikation vermittelt.
Und wenn Sie Kommentare hinzufügen möchten, bieten Haftnotizen klare Informationen zu den Layouts – Inhalte können jedoch auch direkt aus der Übersicht heraus durch einen Doppelklick zur Bearbeitung geöffnet werden. Apropos gesamte Publikation: Hier bietet die Publikationsübersicht natürlich auch ein PDF für schnelle Ausdrucke.
Leistungsstarker graphischer Workflow Editor
K4 bildet redaktionelle Workflows optimal ab und bietet gleichzeitig maximale Flexibilität im täglichen Einsatz. Administratoren und Projektmanager schätzen den grafischen Workflow-Editor, der durch seine intuitive Bedienung und technische Raffinesse überzeugt. Hier können sie ganz einfach maßgeschneiderte Workflows für jeden Objekttyp entwerfen – beispielsweise Layouts, Artikel und Storys, Bilder, Tabellen, Dokumente, Videos, Audiodateien und vieles mehr.
Mit dem klassischen Statusmodell und dem innovativen Aufgabenmodell stehen zwei leistungsstarke Workflow-Typen zur Verfügung, die nahezu jede Anforderung erfüllen. Einfache, schlanke Workflows oder anspruchsvolle, komplexe Prozesse mit Abhängigkeiten, Rücksprüngen und Notfallzuweisungen – alles ist möglich und bleibt dabei stets transparent und überschaubar. Definieren Sie unabhängige Aufgaben, um Ihrem Team mehr Flexibilität zu geben, oder automatisieren Sie Routineaufgaben, um das Team zu entlasten. K4 sorgt dafür, dass immer die richtige Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt erledigt wird.
Optimieren Sie Ihren Workflow während des Betriebs oder planen Sie alternative Workflow-Szenarien – entwerfen Sie so viele Workflow-Typen, wie Sie möchten, und entscheiden Sie per Knopfdruck, wann welcher Satz aktiv ist. Und wieder ist es K4, das für eine reibungslose Ausführung sorgt.
Durchdachte Administration
Für IT-Manager und Administratoren muss die Verwaltung eines Publishing-Systems unkompliziert und effizient sein. Und genau das bietet K4. Zwei leistungsstarke Ebenen, die Publikationsverwaltung und die Serververwaltung, ermöglichen eine umfassende Kontrolle.
In der Publikationsadministration organisieren Sie alle Ihre Publikationen, Ausgaben, Rubriken, Sprachvarianten, Metadaten, Terminologie sowie Verzeichnisdienste und DAM-Objekte. Hier verwalten Sie auch alle Ihre Benutzerdaten, wie beispielsweise bestehende Benutzer, Kategorien, Gruppen und Änderungsrechte, um nur einige zu nennen. Darüber hinaus können Sie Workflows für verschiedene Medientypen und Kanäle definieren, Lizenzen und angemeldete Benutzer überwachen. Außerdem kann K4 mehrere Publikationen parallel verwalten, was bedeutet, dass verschiedene Publikationen auch völlig unterschiedlich konfiguriert werden können.
Die Serveradministration erweitert Ihre Möglichkeiten. Diese zentrale Einheit organisiert alle zugewiesenen Publikationen, Verbindungen zu Subsystemen wie Adobe InDesign Server und seven DAM, Datenbanken wie Oracle, MS SQL oder MySQL sowie vjoon Storage Engine.
Schnelles Backup und Restore
Die vjoon Storage Engine macht das Datenmanagement „agil”. Sie unterstützt IT-Teams, indem sie Layouts, Videos, Bilder, Texte und Tabellen auf hocheffiziente Weise speichert. All dies geschieht im Hintergrund, auf Knopfdruck oder ausgelöst durch eine geplante automatisierte Routine, während die Benutzer ihre Arbeit fortsetzen.
Auf diese Weise kann die gesamte Publikation im Falle eines Absturzes sehr schnell wiederhergestellt werden. vjoon Storage Engine erledigt die Arbeit in einem Bruchteil der üblichen Zeit. Eine schnelle Wiederherstellung bedeutet letztlich weniger Ausfallzeiten und geringere Kosten.
Unternehmen, die sich für vjoon K4 und vjoon Storage Engine entscheiden, können ihre Publishing-Workflows frei gestalten und alle Daten auf ihrer internen IT-Infrastruktur verwalten. Sie können für die vjoon Storage Engine auch den hoch skalierbaren, cloudbasierten Objektspeicher S3 von Amazon nutzen. Oder sie können das gesamte Paket, vjoon K4 und vjoon Storage Engine, in die Cloud portieren. Diese Wahlfreiheit gibt Medienunternehmen, Agenturen und Vermarktern wieder die Kontrolle über ihre IT-Strategien zurück.
Automatisierte Plug-in Updates
Software-Updates sind eine Herausforderung für regional und global verteilte Teams. Aufgrund ständig ausgenutzter Sicherheitslücken begegnet die Unternehmens-IT diesen Risiken in erster Linie durch schnelle und gezielte Software-Updates. Für Freiberufler, deren Geräte weniger häufig verbunden sind oder selten von der Unternehmens-IT persönlich überprüft werden, ist es in der Regel zeitaufwändig und arbeitsintensiv, die installierte Software auf dem neuesten Stand zu halten. Mit dem K4 Updater und den automatischen Updates der K4-Plug-ins ist dieses Problem nun gelöst.
Und wenn Ihr Team für verschiedene Publikationen oder Marken arbeitet, tritt ein ähnliches Problem auf. Große Medienhäuser verfügen oft über mehrere K4 Server, aber das gilt auch für kreative Agenturen, die auf den Systemen ihrer Kunden arbeiten. Stellen Sie sich vor, die Systeme haben unterschiedliche Versionen und das Team arbeitet morgens an Projekt A, nachmittags an Projekt B und am nächsten Tag an Projekt C. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Kreativen jederzeit korrekt mit ihren Projekten verbunden sind?
Und hier kommt auch der K4 Updater ins Spiel. Er sorgt dafür, dass jeder im Team immer die passenden Versionen der K4 Clients für InDesign und InCopy für jeden Kunden zur Verfügung hat. Vollautomatisch und in Sekundenschnelle.
Professionelles Identity & Access Management
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, einer großen Anzahl von Benutzern, darunter auch Remote-Mitarbeitern sowie Partnern und Lieferanten aus aller Welt, Zugriff auf Technologie- und Anwendungsressourcen in der Cloud, vor Ort und in hybriden Umgebungen zu gewähren. In modernen IT-Infrastrukturen werden Informationen über Benutzer und Berechtigungen häufig zentral über Identity & Access Management (IAM) verwaltet, beispielsweise Amazon Cognito, Okta, Microsoft Azure AD. IAM-Lösungen können unter anderem dazu verwendet werden, Single-Sign-On-Anforderungen (SSO) in einer K4-Umgebung zu optimieren.
Darüber hinaus ermöglichen diese Dienste, dass der Zugriff der Benutzer bei Bedarf kurzfristig geändert werden kann, beispielsweise beim On- und Offboarding, und dass Sicherheitsrichtlinien wie die Multi-Faktor-Authentifizierung durchgesetzt werden können. Als Authentifizierungsmethoden können Sie beispielsweise Authentifizierungs-Apps, SMS, E-Mail-Authentifizierung oder FIDO verwenden.
Durch die Integration von K4 mit OpenID Connect (OIDC) können Unternehmen ihre benutzerdefinierte IAM-Lösung bereitstellen und interne und externe Compliance-Richtlinien erfüllen.
Nutzen Sie die Vorteile von Verzeichnisdiensten
vjoon K4 unterstützt das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) für die Implementierung des Zugriffs auf Informationen, die von Verzeichnisdiensten verwaltet werden. Diese Informationen werden für die Verwaltung von Benutzerkonten in vjoon K4 verwendet und können optional für die Benutzerauthentifizierung genutzt werden.
Sie können die Einstellungen zentral in Ihrem K4 Server Admin verwalten und sie den gewünschten Publikationen als Voreinstellung zuweisen – oder Sie können die gewünschten Einstellungen für jede Publikation individuell konfigurieren.
Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen
K4 integriert mit seven
Die Integration von vjoon K4 und vjoon seven ist die wohl intelligenteste Verbindung zwischen einem international führenden Workflow-System und einem Next-Gen DAM.
vjoon seven DAM
seven ist Ihr zentraler Content-Hub und Ihre „Single Source of Truth“. Durch die intelligente Nutzung von Metadaten werden Ihre Inhalte zu wertvollen Bestandteilen Ihrer Marke.
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