Unified Publishing Process
Abstrahieren, Adaptieren und Profitieren
Wenn ein erfolgreiches industrielles Verfahren wie das SCM auf das Publishing angewandt werden soll, müssen seine Grundsätze zunächst abstrahiert und dann entsprechend angepasst werden. Einer der wichtigsten Grundsätze des SCM, die Just-in-Time-Lieferung (JIT), erfordert eine ganzheitliche Betrachtung aller beteiligten Unternehmen und Lieferketten.
JIT besagt, dass ...
- das richtige Teil
- in der richtigen Qualität (Null Fehler),
- zum richtigen Zeitpunkt (Jetzt)
- in der richtigen Menge (ein Teil)
- am richtigen Ort (hier) ist.
Übertragen auf das Publishing bedeutet dies ...
- das der richtige Content (Text, Bild, Video, etc.),
- in der richtigen Qualität (relevante Story, gut recherchiert, packend erzählt),
- zur richtigen Zeit (wenn die Aufgabe zum Bearbeiten anliegt),
- in der richtigen Menge (zusammen mit allen Elementen und Information),
- am richtigen Ort (dem Redakteur, Grafiker, etc.) ist.
Soweit die Grundidee, abstrahiert und angepasst an die Abläufe im Publishing. Die Betrachtungsebene ist hier natürlich noch sehr allgemein, denn das JIT-Prinzip beschreibt zunächst nur eine Art Leitlinie, quasi die Voraussetzungen für mehr Effizienz im Publishing. Die Umsetzung dieser Leitlinie erfolgt in mehreren Phasen, deren Zeitbedarf in Abhängigkeit zu den Fähigkeiten des Systems und der Lernkurve der Benutzer steht. Die Entwicklung im Publishing weist dabei durchaus ähnliche Entwicklungsphasen auf, wie sie auch beim SCM zu beobachten waren.
Schauen wir uns diese Phasen genauer an:
PHASE 1 Interne Abläufe standardisieren
Im ersten Schritt erfolgt die Einführung eines Systems, in welchem Arbeitsabläufe definiert, Benutzer und Rollen mit entsprechenden Rechten angelegt und die Zusammenarbeit im Team durch das System geregelt werden. Diese initiale Phase erfordert oft sehr große Anstrengungen in den Unternehmen, denn viele Prozessbeteiligte fürchten, dass sie durch das Arbeiten mit Systemen Einbußen in ihrer Kreativität hinnehmen müssen.
Dennoch zeigen die Ergebnisse bereits mittelfristig eine Steigerung der Produktivität, denn der organisatorische Aufwand im Team sinkt deutlich, wird er doch nun überwiegend durch das System geleistet, und jeder weiß genau, wann er was bearbeiten muss. Es herrscht ein großes Maß an Transparenz und Beherrschbarkeit, das Projektmanagern oder Chefredakteuren hilft, den Stand der Produktion jederzeit im Überblick zu haben. Gleichzeitig kann mit der gewonnenen Zeit die inhaltliche Qualität erhöht werden.
PHASE 2 Externe Kommunikation standardisieren
Nachdem die internen Abläufe standardisiert wurden, richtet sich der Blick nach außen. In der Regel arbeiten verschiedene Systeme unabhängig voneinander, obwohl sie für dieselben Teams und Ziele eingesetzt werden. Leistungsfähige Standardschnittstellen, z.B. eine Web Services API, und standardisierte Datenstrukturen, z.B. XML, erleichtern den Datenaustausch mit Drittsystemen, wie Digital-Asset-Management- oder Web-Content-Management-Systemen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die prozessorientierte Einbindung externer Mitarbeiter oder Standorte in die Abläufe des Systems. So wird auch dieser Informationsfluss in das System verlagert, und damit sicherer und steuerbar.
PHASE 3 Erhöhen des Automatisierungsgrades
Sobald die externen und internen Abläufe standardisiert und strukturiert in einem Prozess abgebildet sind, können verschiedene einzelne Arbeitsschritte automatisiert werden. In erster Linie betrifft dies zeitaufwändige manuelle Routinearbeiten. Die Automatisierung kann dann sowohl zu einem bestimmten Zeitpunkt im Prozess durch das System aufgerufen werden, oder zu einem durch den Benutzer frei gewählten Zeitpunkt.
So entstehen erneut Freiräume für mehr Qualität und Kreativität, und das Risiko von Fehlern wird durch die Automatisierungen zusätzlich minimiert. Als Beispiel dient hier das Verpacken von Tablet-Artikeln oder das Hochladen selbiger zum entsprechenden Auslieferungs-Service.
PHASE 4 Synchronisieren und Verschlanken der Prozesse
In der letzten Phase unterliegen alle Abläufe einem kontinuierlichen Optimierungsprozess. Das bedeutet, es werden einerseits immer mehr Aufgaben in den prozessorientierten Ablauf übernommen und andererseits überflüssige Abläufe abgebaut oder verkürzt. So können mehrere Automatisierungen zu einer neuen automatisierten Prozesskette kombiniert werden – beispielsweise können für Test- und Produktionszwecke die Inhalte für verschiedene Tablets oder Smartphones auf Basis eines einzigen Layouts automatisch umgebaut, verpackt und direkt im Anschluss an den entsprechenden Service ausgeliefert werden.
Ebenso werden in dieser Phase auch ausgelagerte Prozesse vom zentralen System aus gesteuert, über die angeschlossene Systeme abgewickelt und nach Abschluss der Aufgabe wieder in den eigentlichen Prozess zurückgegeben (z.B. Bildveredelung). Zudem können bisher externe Prozesse auch in das System zurückgeholt werden, sofern die Funktionalität dort vorhanden ist.
Vorteile auf allen Ebenen
Während die Phasen 1 und 2 in erster Linie durch übliche Produktions-, Publishing-, Redaktions- oder Content-Management-Systeme abgedeckt werden, beginnt in Phase 3 bereits eine deutliche Differenzierung, da viele Systeme Automatisierungen nur in begrenztem Maße darstellen können oder diese nur mit hohem Aufwand hinzugefügt und verwaltet werden können. In Phase 4 schließlich zeigt sich, wie flexibel ein System wirklich ist und wie einfach man Prozessveränderungen bzw. Prozessoptimierungen im laufenden Betrieb umsetzen kann. Den Übergang in Phase 4 schaffen daher nur sehr wenige Systeme – dann aber mit deutlichem Erfolg für den Nutzer. Erst hier werden Abstraktion und Adaption vollendet, wird aus der Philosophie des Supply Chain Managements der Unified Publishing Process.
Die Vorteile sind vielfältig:
- Fließende Abläufe durch synchronisierte, hochgradig automatisierte Prozesse.
- Stabiler und ausgeglichener Produktionsrhythmus durch Standardisierung und Harmonisierung.
- Schlanke Prozessschritte, bei denen jeder mit genau den Inhalten arbeitet, die gerade benötigt werden.
- Niedrigere Fehlerquote durch transparente Prozesse, schnelle Feedback-Zyklen und flexible Notfallszenarien.
UPP strafft nicht nur die Prozesse für einen schlankeren, besseren Arbeitsablauf, sondern steigert auch die Qualität sowohl der digitalen als auch der gedruckten Publikationen.
Der Unified Publishing Process bietet Verlagen und Unternehmen die technischen Mittel, um die Teamarbeit zu verbessern, effizient über verschiedene Medien hinweg zu liefern und organisatorische und geschäftliche Strategien wie agiles Publishing und Content Marketing in die Praxis umzusetzen.
„Es lohnt sich, in den Unified Publishing Process zu investieren, da er viele Vorteile bietet, insbesondere Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen.“
Andreas Schrader, CEO & Gründer, vjoon
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