Leitfaden für eine erfolgreiche DAM-Migration

Übertragen Sie Ihre Assets sicher zu vjoon seven

Digitale Assets sind wertvolle Unternehmenswerte. Ihre Verwaltung ist komplex, denn fast immer sind sie über verschiedene Unternehmensbereiche verteilt. Abteilung A kann nicht auf die Assets von Abteilung B zugreifen, es fehlt der Überblick, wo was in welcher Form gespeichert ist. Solche isolierten Strukturen, sogenannte Datensilos, sind ineffizient und teuer.

Das Speichern von Dateien auf einer zentralen Plattform, wie einem Digital Asset Management (DAM) -System, hilft Teams dabei, Inhalte übersichtlich zu organisieren, leicht zugänglich zu machen und gewinnbringend zu nutzen. Die Einführung eines solchen Systems kann eine anstrengende und kostspielige Aufgabe sein, wenn sie nicht richtig geplant und umgesetzt wird. Das gilt natürlich nicht nur, wenn die Daten erstmals konsolidiert werden sollen, sondern auch, wenn beispielsweise ein bestehendes System veraltet ist und ausgetauscht werden soll.

Risiken und Herausforderungen bei der DAM-Migration

Unternehmen mit komplexen Datenstrukturen und großen Datenmengen werden die Migration auf ein (anderes) System als besonders herausfordernd empfinden. Nicht selten führt das zu einem verhältnismäßig zeitintensiven Migrationsprojekt. Typische Problemfelder, die den Prozess häufig verzögern, sind

• Langwierige und schwierige Identifikation aller Assets aus unterschiedlichen Quellen
• Fehlende Strategie zur Übertragung von Metadaten und Strukturen
• Größerer Bedarf an Schulungen für das neue System
• Wechselnde Anforderungen bei den Stakeholdern
• Mangelnde Transparenz und fehlende Klarheit bei Prozessen und Verantwortlichkeiten

Um den Umstieg möglichst reibungslos zu gestalten, haben wir Ihnen einen Leitfaden für den gesamten Migrationsprozess zusammengestellt. Auch wenn der Leitfaden auf den ersten Blick recht umfangreich erscheint, hat sich dieses Vorgehen bei vielen unserer Projekte als erfolgreich und effizient herausgestellt. Machen Sie sich die Arbeit – es lohnt sich. Darüber hinaus unterstützen unsere Partner und wir Sie mit effizienten Tools und stehen Ihnen während des Projektes mit praktischem Know-how zur Seite.

1. Die Vorbereitung: Das Fundament für den Migrationserfolg

Eine erfolgreiche Datenmigration beginnt lange vor dem eigentlichen Datentransfer. In der Vorbereitungsphase entscheiden Sie darüber, ob Ihr neues DAM von Beginn an eine hohe User-Adoption erfährt oder im Chaos versinkt.

Migrationsstrategie und Planung

Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der dem gesamten Team als Orientierung gilt. Beziehen Sie bei der Planung alle Stakeholder ein und klären Sie Bedürfnisse im Vorfeld. So erhöhen Sie bereits von Anfang an die Akzeptanz für das neue DAM-System und schaffen eine solide Grundlage für eine gute Datenqualität. Zudem liefern Ihnen die Erfahrungen bei der Vorbereitung wichtige Erkenntnisse, die Ihren Projektplan beeinflussen können, zum Beispiel hinsichtlich der Zeit- und Ressourcenplanung.

• Zeitplan und Meilensteine festlegen
• Verantwortlichkeiten verteilen
• Testmigrationen einplanen
• Backup- und Rollback-Strategien vorsehen

Bestandsaufnahme und Datenanalyse

Bevor Sie mit der Migration beginnen, sollten Sie alle vorhandenen Daten im Unternehmen beziehungsweise im aktuellen DAM-System analysieren. Ziel ist es, nur qualitativ hochwertige und tatsächlich benötigte Inhalte zu migrieren.

• Welche Speicherorte (z. B. altes DAM, File- und FTP-Server, Festplatten, Cloud-Speicher) und Assets (Bilder, Videos, Dokumente) sind relevant?
• Welche Metadaten und Strukturen müssen übernommen werden
• Welche Taxonomien und Kategorien existieren?

Datenbereinigung (Data Scrubbing) und Qualitätsoptimierung

Migrieren Sie keinen „Datenmüll“, die Migration ist die perfekte Gelegenheit für ein „Digital Cleanup“. Nutzen Sie die Chance zur Datenhygiene, um Speicherplatz zu sparen und die Auffindegeschwindigkeit im neuen System zu erhöhen.

• Dubletten und veraltete Dateien entfernen
• Metadaten-Strukturen vereinheitlichen
• Dateibenennungen für bessere Auffindbarkeit optimieren

Mapping und Systemverständnis

Das Mapping ist einer der kritischsten Punkte. Definieren Sie, wie bestehende Informationen (Tags, Copyrights, Erstellungsdaten) in das Schema des neuen DAM-Systems übertragen werden. Ein präzises Mapping verhindert Datenverluste und Inkonsistenzen, und vor allem stellt es sicher, dass Ihre Suchfilter von Tag eins an funktionieren. vjoon seven kennt über 22.000 Metadaten, kann um beliebig viele eigene Metadatenfelder erweitert werden, verwaltet  alle bekannten Dateiformate und unterstützt Workflows für Teams. KI-Integrationen in seven können durch automatisiertes Befüllen von Metadatenfeldern unterstützen (z. B. Tagging, Beschreibungen, Transkriptionen von Audio und Video).

• Wie werden Felder im neuen System abgebildet?
• Welche Datenformate gibt es im Bestand und welche sind kompatibel?
• Welche Workflows müssen angepasst werden? 

2. Die Umsetzung: Sichere und verlustfreie Datenmigration

Die Umsetzungsphase ist der operative Kern der Migration von Digital Asset Management Systemen. vjoon unterstützt Sie in dieser Phase mit geeigneten Tools und Know-how. Wir stellen sicher, dass Ihre wertvollen Daten sauber und verlustfrei migriert werden. Nutzen Sie beim Import bestehende und viel genutzte Ordnerstrukturen, das erleichtert es den Nutzern sich zu orientieren und Assets über gewohnte Wege wiederzufinden. vjoon seven unterstützt derartige Strukturen schon direkt beim Import und kann sie virtuell abbilden. Darüber hinaus kann seven die verschiedenen Repräsentationen aller Assets, sogenannte Renditions, automatisiert und direkt mit dem Import anlegen – beispielsweise für Previews, Thumbnails, oder auch besondere Formate und Größen für die Wiedergabe im Web oder für E-Commerce-Plattformen.

Daten ganz leicht importieren: vjoon Asset Importer und vjoon Meta Data Importer

Der Import aller bestehenden Assets in das neue DAM ist in der Regel verhältnismäßig einfach. Wenn Sie alle vorhergehenden Schritte zum Data Scrubbing umgesetzt haben, sollte der reine Asset-Import reibungslos verlaufen.

vjoon Asset Importer stellt einen sauberen Import aller Assets sicher:

• Automatisierter Import aller Assets aus dem Altsystem.
• Übernahme/Anlage von (verschachtelten) Strukturen.
• Dubletten-Prüfung (Assets)

Viel entscheidender für eine sichere Migration ist aber der Import und das Mapping der dazugehörigen Metadaten. Sie bilden den eigentlichen Wert der Daten und sorgen im laufenden Betrieb für ein schnelles Finden der gewünschten Assets, der genauen Zuordnung aller zugehörigen Informationen, Varianten und Beziehungen.

vjoon Metadata Importer sorgt dafür, dass allen Assets beim Import die entsprechenden Metadaten automatisiert zugeordnet werden.

• Automatisierter Import aller Metadaten.
• Automatisierte Zuordnung der Metadaten zu den Assets (Mapping).
• Herstellen von Beziehungen zwischen Assets (z.B. Vertrag gehört zu Bild).

Der Faktor Mensch: Change Management

Neben den komplexen Daten die es zu migrieren gilt, gibt es einen weiteren, oft unterschätzten Faktor bei der DAM-Migration: die Nutzer. Nutzer geben gewohnte Abläufe ungern auf und betrachten Veränderungen oft mit großer Skepsis. Es liegt in der Natur der Sache, dass anfangs noch Unsicherheit bei der Benutzung des neuen Systems besteht und die Effizienz eines veränderten Prozesses vielleicht nicht sofort sichtbar scheint. Führen Sie daher frühzeitig alle Team-Mitglieder an das neue System heran und stellen Sie ausreichend Resourcen bereit um den Umstieg zu erleichtern. 

• Führen Sie Schulungen für Mitarbeiter durch.
• Dokumentieren Sie neue Workflows.
• Stellen Sie während der Umstellung Support bereit.

Testmigration durchführen (Stresstest)

Nach Abschluss der Vorbereitungen und noch vor der kompletten Datenmigration empfehlen wir Ihnen ein Proof-of-Concept (POC) in einer Testumgebung. Wichtig dabei ist, dass alle Datentypen zur Verfügung stehen und alle Transformationsregeln inklusive Sonderfälle geprüft werden können. Um ein Gefühl für die benötigte Verarbeitungs­dauer zu erhalten, sollte mit einer repräsentativen Menge an Assets getestet werden. Beziehen Sie auch beim Testing alle Stakeholder mit ein. Diese erkennen oft schneller, ob die Transformationsregeln greifen. Ein derartiger Stresstest reduziert Risiken im späteren Live-Betrieb erheblich.

• Übertragen Sie eine Teilmenge der Daten.
• Prüfen Sie Vorschauen, Metadaten, Dateistrukturen und Verknüpfungen.
• Identifizieren Sie Fehlerquellen frühzeitig.

Verschiedene Ansätze bei der Datenmigration

Es gibt zwei verschiedene Migrationsansätze, je nach Bedürfnis des Kunden und die zu erwartende Dauer, bis das neue System voll arbeitsfähig ist.

• Inkrementelle Migration (in Etappen)
• Voll- oder „Big-Bang“-Migration (komplette Umstellung)

Bei größeren Migrationsprojekten empfehlen wir ein Aufsplitten in mehrere Teilmigrationen. Der Vorteil dabei ist, dass die Downtime des Systems keine größeren Einschränkungen zur Folge hat und das neue System etappenweise ausgerollt werden kann. Das System wird sukzessive abgeglichen und vervollständigt.

Ist die kalkulierte Durchlaufzeit der Migration für Sie akzeptabel und die Komplexität überschaubar, empfehlen wir eine Voll-Migration.

Datenvalidierung und Qualitätssicherung

Nach der Migration und vor dem Go-Live gilt es verschiedene Punkte zu überprüfen. Wurden alle Renditions (Previews, Thumbnails, etc.) korrekt generiert? Sind die Metadaten in den richtigen Feldern gelandet? Nutzen Sie, wenn möglich Testläufe, automatisierte Prüfmechanismen und Stichproben. Ein systematisches Vorgehen hilft dabei, Fehlerquellen sofort zu identifizieren. Orientieren Sie sich grob an den folgenden Punkten:

• Alle Assets sind vollständig übertragen
• Metadaten wurden korrekt zugewiesen
• Dateien sind zugänglich und korrekt indexiert

3. Das Fazit: Erfolgreiche DAM-Migration als Wettbewerbsvorteil

Die Migration eines Digital Asset Management-Systems ist weit mehr als nur ein technisches Projekt – es ist eine strategische Entscheidung zur Optimierung Ihrer gesamten Content Supply Chain. Sie ist die Chance, Ihre digitalen Prozesse zu professionalisieren und für Ihren Content eine Single-Source-of-Truth im Unternehmen zu schaffen. Unternehmen, die ihre DAM-Migration professionell umsetzen, profitieren von einem zukunftssicheren System, optimierten Workflows und einer nachhaltig besseren Content-Qualität.

• Lösen Sie Content-Silos auf und machen Sie Assets unternehmensweit nutzbar.
• Verwalten Sie alle Assets zentral (inkl. aller Versionen und Renditions).
• Beschleunigen Sie die Auffindbarkeit von Assets.
• Automatisieren Sie Content-Delivery-Prozesse.
• Steigern Sie die Effizienz Ihrer Content-Organisation.

Ein strukturierter Prozess aus gründlicher Reinigung, präzisem Mapping und technischer Präzision minimiert Ausfallzeiten und maximiert den Return on Investment (ROI) Ihres neuen Systems. Wer die Migration als strategisches Projekt begreift, legt den Grundstein für eine effiziente, skalierbare Content-Infrastruktur. Mit uns und unseren Partnern sowie vjoon seven DAM als zentralem Content-Hub im Unternehmen, sind Sie für Migration und Content Operations ideal aufgestellt. Durchdachte Features und Automatisierungen unterstützen nicht nur bei der Migration, sondern auch beim täglichen Workload. Sein modernes User Interface ermöglicht eine intuitive Nutzung, generiert minimalen Schulungsaufwand und lässt sich flexibel anpassen. Und nicht zu vergessen: Sie können selbst entscheiden, ob Sie vjoon seven in der Cloud oder On-Premises betreiben wollen.

Wenn Sie jetzt neugierig auf vjoon seven DAM geworden sind und Sie wissen wollen, wie Ihnen die seven API, vjoon Asset Importer und vjoon Metadata Importer sowie unsere Experten Sie bei Migration und Betrieb unterstützen können, dann buchen Sie noch heute eine persönliche Demo.